aus: Artikelreihe: Die 13 wichtigsten Regeln, sich richtig gut Stress zu machen!
Einen Tag später als gewohnt, meldet sich mein Kollege und Mitarbeiter Coyote heute bei Euch. Das liegt daran, dass nicht immer alles so nach Plan läuft, wie wir das gerne hätten… Was uns auch gleich direkt zur heutigen Regel führt 
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Regel #11: Verplane all deine Zeit!
Die Regel Nummer 11 folgt einem Zitat von Lucius A. Seneca, der da sagte:
Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zu viel Zeit, die wir nicht nutzen.
Im Bereich Zeitmanagement (also die Lehre davon, wie man mit seiner Zeit sinnvoll umgehen kann) gibt es ja viele tolle Methoden und Sprüche. Zum Beispiel „Jede Aufgabe braucht die Zeit, die man ihr gibt“, das Pareto-Prinzip, Puffer schaffen usw.
Das ist toll, denn als wahrer Anhänger der gelungenen Stressbeschaffung kannst du nun hingehen, und deine eigene Vorgehensweise daraus ableiten.
Wie profitierst du von der Regel Nummer 11?
Das eigentlich Wichtigste ist: verplane den ganzen Tag mit Terminen und Aufgaben. Dann wirst du viele davon nicht oder nicht vollständig oder nicht gut erledigen können, das liegt in der Natur der Sache. Alleine das Hetzen von Termin zu Termin und von Aufgabe zu Aufgabe bringt dich schon in Wallung. Und wenn du nie das schaffst, was du dir vorgenommen hast, demotiviert dich das auch noch zusätzlich. Ein schöner Stressfaktor!
Hinzu kommt: nimmst du dir immer zu viel vor und verplanst damit alle deine Zeit, wirst und bleibst du unflexibel. Das stresst dich und in der Folge auch andere. Die werden dir dann dankbar sein .
Es gibt im Zeitmanagement den irrwitzigen Rat, man solle nur rund 50 – 60% seiner Zeit einplanen. Die restliche Zeit soll als Puffer für unvorhergesehene Dinge dienen, den Plausch mit dem hereinplatzenden Kollegen, die unerwartete Beschwerde des Kunden, den Computerabsturz. Aber ehrlich gesagt: Puffer sind doch was für Weicheier. Also: plane keine Puffer ein!
Bei der Planung deiner Zeit solltest du auch beachten, dass du keine Prioritäten setzt.
Für den richtig Stressbegeisterten gibt es keine wichtigen, weniger wichtigen oder dringenden Aufgaben und Termine. Nein, alles ist gleich wichtig und muss darum einen gleichberechtigten Platz im Kalender finden. Denn seien wir ehrlich: wenn du manche Termine oder Aufgaben als unwichtiger wahrnimmst als andere, könntest du in Versuchung geraten, das eine oder andere sein zu lassen.
Eines solltest du jedoch auf keinen Fall einplanen. Und das sind Pausen. In den Pausen könntest du nämlich einen Gang runterfahren, das willst du doch nicht?! Pausen kannst du machen, wenn es sein muss, weil gerade nichts ansteht und dir auch so auf die Schnelle keine neue Aufgabe einfällt, um die Pause auszufüllen.
Was passiert, wenn du dich nicht an die Regel hälst?
Kommst du tatsächlich auf die Idee, nur 50 bis 60 Prozent deiner Zeit zu verplanen, könnte es passieren, dass du spontan und flexibel reagierst, sollte etwas unerwartetes auf dich zukommen. (Dies gilt übrigens für Arbeits- und Frei-Zeit gleichermaßen.) Vielleicht würdest du entspannt von Termin zu Termin gleiten, immer im Wissen, genügend Puffer zu haben. Kein Stau, keine Reklamation, kein Computerabsturz könnten dich wirklich aus der Ruhe bringen. Und wenn nichts unvorhergesehenes eintritt, hättest du Zeit, in der du einfach mal aus dem Fenster schauen, entspannt eine Tasse Tee trinken, mit einem Kollegen plaudern könntest. Wo bleibt denn da der Stress???
Vielleicht hast du ja auch schon mal vom Pareto-Prinzip gehört? Es ist benannt nach Vilfredo Pareto (1848–1923). Es besagt, dass 20% der Gesamtzeit für ein Projekt bzw. eine Aufgabe, für 80% der Ergebnisse verantwortlich sind. Für die restlichen 20% Ergebnis braucht man dann 80% der Gesamtzeit. Das bedeutet, nur ein kleiner Teil dessen, was wir tun, hat tatsächlich einen Einfluss auf das Gesamtergebnis. Das könnte dich nun dazu führen, dass du Prioritäten setzt, um deine Kraft gezielt dort zu investieren, wo sie auch Ergebnisse bringt. Stell dir vor, wie viel Zeit du dadurch freisetzen könntest! Zeit, in der du effektiv deine Energie für eine weitere Aufgabe nutzen könntest. Oder die du als Puffer nutzt.
Wenn du dann auch noch Pausen einplanst, hat der Stress kaum noch ein Chance. Verdammt, das willst du doch nicht! Daher:
Vergiss Pareto, Puffer & Co. und verplane stattdessen all deine Zeit, wenn du in deinem Leben so richtig gut Stress bekommen und vor allem auch behalten willst!
Das war die Regel Nummer 11. Vermutlich wird sie dir nicht so schwer fallen, denn meistens handeln wir schon danach. Nächste Woche wartet auf dich Regel #12: Die Meinung anderer über dich sei Dein Maßstab!
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